מחלקת משאבי אנוש היא מהמחלקות בהן טפסים משחקים תפקיד מרכזי לאורך כל מחזור החיים של העובד בארגון – החל מתהליך ה- ON BOARDING, הערכות ביצועים, התקדמות, החתמה על תקנונים ולבסוף עזיבה או פרישה. בכל שלב בתהליך מעורב לפחות טופס אחד, ולעתים אף הרבה יותר מכך. כמן כן, בנוסף לטפסים הקשורים לפעילות העובד, קיימת כל הטופסולוגיה הכרוכה במבקרים, התכתבות עם גורמים חיצוניים כגון חברות ביטוח ומשרדי ממשלה וכן מסמכים רבים אחרים.
לטפסים ומסמכים אם כן יש תפקיד מרכזי בתהליכים התפעולים של מחלקת משאבי אנוש, ולמרות זאת, בארגונים רבים עדיין משתמשים בתהליכים ידניים הכוללים טפסי נייר או מסמכי PDF וWORD סגורים, דבר המוביל לבזבוז זמן יקר על משימות החוזרות על עצמן, שלא לדבר על בזבוז משאבים ועל ההיבטים הנוגעים לאיכות הסביבה.
סטנדרטיזציה של טפסים ומסמכים עם תבניות באמצעות PB Digital
מערכת לעיצוב, הפקה והפצה של מסמכים וטפסים דיגיטלים, דוגמת PB Digital, מספקת למחלקת משאבי אנוש קיטים, או ספריות, של מסמכי HR המותאמים באופן ספציפי לתהליכים של המחלקה. הטפסים מעוצבים על-פי הקו התדמיתי של הארגון ויוצרים אחידות ובולטות עם הלוגו, הצבעוניות, המסרים השיווקיים של הארגון ועוד. באמצעות תבניות שכאלו יכולה מחלקת משאבי אנוש לבצע סטנדרטיזציה של כל הטפסים שנשלחים לעובדים ולגורמים אחרים מחוץ לארגון, להוסיף שדות דינמיים עם קישור למערכות הליבה של הארגון וכך לאפשר למחלקה להפיק, להפיץ ולנהל ביעילות חסרת תקדים את כל התהליכים הארגוניים בהם מעורבים טפסים.
מילוי מידע אוטומטי ממערכות הליבה הארגוניות – חוסך לעובדים זמן ומשפר את חווית העובד
כאשר עובד חדש נקלט בארגון, למשל, הוא מתבקש למלא טפסים רבים, שמידע רב בהם חוזר על עצמו שוב ושוב – שם פרטי ושם משפחה, תעודת זהות, ועוד. עם ה API של מערכת PB Digital, כל הפרטים האלו כבר מתועדים באופן אוטומטי, שכן המערכת אוספת אותם ממערכות הליבה הארגוניות. תכונה זו גם חוסכת זמן רב לעובד וגם מסייעת למנוע טעויות ופרטים חסרים. מכיוון שמדובר בטפסים דיגיטלים חכמים, הטופס יודע גם להציג לעובד אך ורק את השדות הרלוונטים לגביו כדי להפחית את העומס ולבצע וולידציות שתפקידן לוודא שכל הפרטים מולאו כראוי. מכיוון שהטפסים הנם רנספונסיבים ובנויים בטכנולוגיית אומניצ'אנל, העובד יכול למלא את הטפסים בנוחות ובכל זמן שנוח לו, ולעבור ממכשיר למכשיר בעת המילוי כשכל הפרטים שכבר מולאו נשמרים בטופס, בין אם הוא השלים את התהליך או לא.
אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש באמצעות טפסים דיגיטלים חכמים
המיכון של התהליכים במחלקת משאבי אנוש באמצעות Workflow דיגיטלי מאפשר לתהליך לזרום מבלי שגורם כלשהו במחלקה יצטרך לבזבז זמן יקר כדי להוביל אותו קדימה. כאשר התהליך מתבצע באמצעות טפסים דיגיטלים חכמים, המסמך נוצר באופן מהיר ויעיל, כל השדות הדינמיים מתמלאים אוטומטית עם מידע הקיים במערכות הליבה של הארגון, והמסמך נשלח למילוי וחתימה דיגיטלית של העובד או המנהל – למחשב האישי, לסמארטפון ולטאבלט. כל התהליך הוא נוח ויעיל, דבר שלא רק חוסך זמן ומגדיל את התפוקה, אלא גם משפר משמעותית את חווית העובד.
חתימה דיגיטלית על טפסי HR
טפסים ומסמכים רבים המשמשים את מחלקת משאבי אנוש דורשים חתימות על ידי העובדים והמנהלים. כאן נכנס לתמונה מודול החתימות הדיגיטליות וניהול סבב האישורים Doxi, המאפשר להשלים במהירות חסרת תקדים כל תהליך של חתימה על מסמכים, בין אם הסבב כולל עובד אחד או אלפי עובדים. המערכת שולחת את המסמך לסמארטפונים ולמחשבים של החותמים, ומאפשרת לעקוב ולדעת בכל רגע נתון מי חתם ומי לא, וגם לשלוח תזכורות כדי לזרז התייחסות וחתימה –הכל בפלטפורמה מאובטחת.
הנגשת מסמכים בהתאם לדרישות חוק ההנגשה
חוק הנגשת המסמכים מחייב ארגונים להנגיש את מסמכי הארגון על-פי חוק ההכלה בנגישות, כך שאדם בעל מוגבלות יוכל ליצור עבור עצמו גרסה מונגשת של כל מסמך. בין אם מדובר בלקוח של החברה או עובד חברה, PB Digital מייצרת תבניות אב עם שדות להנגשה, וכך, גם עובד חברה וגם הלקוח יכול ליצור עבור עצמו, מיידית, גרסה מונגשת של המסמך. זוהי הנגשה על-פי החוק ועקרון ההכלה, המחייבת ארגונים החל מינואר 2022.
לסיכום:
הטמעת פתרון לטפסים ומסמכים דיגיטלים במחלקת משאבי אנוש (כמו גם בכלל מחלקות הארגון), מאפשרת להפוך תהליכים רבים לאוטומטים ויעילים מתמיד, דבר שמייעל דרמטית את התהליכים הארגוניים, ולא פחות חשוב מכך, משפר את חווית העובדים. פתרונות אלו מאפשרים לעובדי החברה להפסיק לבזבז זמן על משימות ידניות ולמקד את זמנם ואת האנרגיות שלהם על משימות חיוניות אחרות.
