תהליך קליטת עובדים חדשים מהווה הזדמנות נהדרת עבור ארגונים ליצור חווית משתמש חיובית ומרשימה עבור העובד. וכפי שהאמירה הידועה קובעת, לעולם לא מקבלים הזדמנות שנייה לעשות רושם ראשוני.
מכיוון שהחוויה של קליטת עובד חדש לארגון מלווה בד"כ בהרים של טפסים שהעובד החדש נדרש למלא, דבר שמייצר טרחה לא מועטה עבורו, איזה דרך טובה יותר יש מאשר לקלוט אותו/ה לארגון באמצעות מערכת טפסים דיגיטליים חדשניים הניתנים למילוי ולחתימה בנוחות – הן במחשב והן בסמארטפון?
DEX – DIGITAL EMPLOYEE EXPERIENCE – עיצוב חווית העובד
כל מי שעוסק בימינו בעולמות השירות, השיווק והמכירות, בוודאי כבר יודע ש- CX – זה CUSTOMER EXPERIENCE, ו UX זה USER EXPERIENCE, אבל ה'באז' החדש בעולם ניהול משאבי אנוש כיום כיום הוא DEX – עיצוב חווית העובד באמצעות כלים דיגיטלים. בעוד שדגש רב ניתן בשנים האחרונות על CX, חווית הלקוח, יותר ויותר ארגונים מבינים שעיצוב חווית העובד חיונית לא פחות, ובמקרים רבים אף יותר. חווית עובד חיובית מקרינה על השירות שהלקוחות מקבלים, ואילו חווית עובד שלילית מקרינה באופן שלילי על התדמית של הארגון – הן בקרב העובדים והן בקרב הלקוחות.
אינני מדבר על חווית עובד בהיבטים של רווחה, תנאים, כיבוד וכו'- אלא על ההיבט של התקשורת בין העובד למחלקות השונות בארגון, ובאופן מיוחד למחלקת ה- HR.
אל תבקשו מהעובד החדש למלא טפסים. צרו עבורו חוויה!
כל מי שעוסק בניהול משאבי אנוש יודע שטפסים ומסמכים משחקים תפקיד מרכזי בתהליכי משאבי אנוש, ולמרבה ההפתעה, למרות תהליכי הטרנספורמציה הדיגיטלית שאנו עדים להם בשנים האחרות, בחברות רבות היום עדיין משתמשים בתהליכי HR ידניים הכוללים טפסי נייר ומסמכי PDF ו-WORD סגורים, דבר שלא רק יוצר בזבוז משאבים ופוגע בתפוקת העבודה, אלא גם מוביל לתסכול וחוויות שליליות עבור עובדי הארגון.
ספריית טפסים דיגיטלים חכמים לכל תהליך
באמצעות פתרון PB Digital של קונסיסט, מחלקות משאבי אנוש יכולות כיום לבנות קיטים, או ספריות, של טפסי HR דיגיטלים המותאמים באופן ספציפי לתהליכים בארגון שלהם. הטפסים מעוצבים על-פי הקו התדמיתי של הארגון באופן אחיד ומאפשרים למחלקת משאבי אנוש להשיג סטנדרטיזציה של כל הטפסים והמסמכים הנשלחים לעובדים – טופס פרטי עובד, טופס 101, טופס פרטי חשבון בנק, הצהרת בריאות, תקנונים ועוד. הטפסים החכמים משלבים לוגיקה מתקדמת וולידציות, וגם מאפשרים לעובדים לצרף בקלות מסמכים כגון צילום תעודת זהות ועוד. השדות הדינמיים בטפסים מקושרים למערכות הליבה של הארגון, וכך מאפשרים למחלקה להפיק, להפיץ ולנהל ביעילות חסרת תקדים את כל התהליכים הארגוניים בהם מעורבים טפסים.
אוטומציה של תהליכי משאבי אנוש באמצעות טפסים דיגיטלים חכמים
ביצוע תהליכי משאבי אנוש באמצעות טפסים ומסמכים דיגיטלים גם מאפשר להפחית מהצוות במחלקת HR את הנטל הכרוך במשימות ידניות. אוטומציה של התהליכים באמצעות WORKFLOW דיגיטלי מובילה לכך שתהליכים יזרמו ביעילות, מבלי שגורם כלשהו במחלקה יצטרך לבזבז זמן יקר כדי להוביל אותו קדימה. קחו לדוגמא מקרה שבו עובד במחלקת משאבי אנוש מבקש להתניע תהליך ויוצר מסמך שצריך למלא ולשלוח לסבב אישורים של המנהלים. ללא אוטומציה, אותו עובד יידרש להשקיע לא מעט זמן כדי לקדם את התהליך. אולם, כשהתהליך מתבצע באמצעות טפסים דיגיטלים וחכמים, היצירה של המסמך נוצרת באמצעות התבניות השמורות במערכת באופן מהיר ויעיל, כל השדות הדינמיים מתמלאים אוטומטית עם מידע הקיים במערכות הליבה של הארגון, והמסמך נשלח למילוי וחתימה דיגיטלית של העובדים ולמנהלים – למחשב האישי, לסמארטפון ולטאבלט באופן אוטומטי, נוח ויעיל. תהליך שכזה חוסך זמן יקר, משפר משמעותית את התפוקה, וגם יוצר חווית עובד מיטבית.
לסיכום:
הטמעת פתרון לטפסים ומסמכים דיגיטלים במחלקת משאבי אנוש (כמו גם בכלל מחלקות הארגון), מאפשרת להפוך תהליכים רבים לאוטומטים ומהירים מתמיד, דבר שמייעל דרמטית את התהליכים הארגוניים, ולא פחות חשוב מכך, משפר את חווית העובדים. פתרון זה מאפשר לעובדי החברה להפסיק לבזבז זמן על משימות ידניות ולמקד את זמנם ואת האנרגיות שלהם על משימות חיוניות אחרות.
