בעידן הדיגיטלי של היום, טפסים דיגיטליים הם חלק בלתי נפרד מהתהליכים העסקיים של ארגונים רבים. תהליכים אלו מקיפים תחומים רבים כמו שירות לקוחות, משאבי אנוש, שיווק ומכירות ועוד. אחד המרכיבים הקריטיים להצלחת הטפסים הדיגיטליים הוא עיצוב ה-UI/UX ונוחות השימוש בהם. חשיבות זו מתפרסת על פני שני היבטים מרכזיים: היבט הלקוחות והיבט התפעול הפנים ארגוני.

ראשית נגדיר את המושגים – UI ו-UX – מה ההבדל ומה החשיבות של כל תחום בהיבט של טפסים ארגוניים

חווית משתמש – User Experience UX , ו-User Interface UI הינם מושגים קריטיים בעיצוב בכלל ובעיצוב טפסים ארגוניים בפרט, והם מתייחסים להיבטים שונים של התוצרים והתהליכים.

המושג UI מתייחס לעיצוב הוויזואלי והאינטראקטיבי של הטפסים, כולל את הפריסה, הצבעים, הכפתורים, הגופנים וכל האלמנטים הוויזואליים האחרים שמסייעים למשתמש לבצע פעולות בצורה חלקה. עיצוב UI טוב מבטיח שהטפסים יהיו אסתטיים וקלים לשימוש.

מצד שני, UX עוסק בחוויית המשתמש הכוללת בעת השימוש בטפסים. זה כולל את כל התהליך שהמשתמש עובר, החל מהרגע בו הוא פותח את הטופס ועד שהוא משלים את המילוי ושולח אותו. עיצוב UX טוב מבטיח שהטפסים יהיו נוחים, אינטואיטיביים ויעילים לשימוש, תוך הפחתת התסכול וזמן המילוי והחתימה של המשתמש.

השילוב בין UI ו-UX הוא קריטי בעיצוב טפסים ארגוניים. UI טוב מושך את המשתמש ומקל על השימוש בטופס, בעוד ש-UX טוב מבטיח שהתהליך יהיה נעים ונטול בעיות. יחד, הם מסייעים ביצירת טפסים שמגבירים יעילות ומשפרים את שביעות רצון המשתמשים, מה שיכול לתרום באופן משמעותי לשיפור תהליכים ארגוניים ולחסכון בזמן ובמשאבים.

קונסיסט צברה ניסיון של למעלה מ-20 שנה בעיצוב ויצירה של טפסים – תחילה מודפסים ולאחר מכן דיגיטלים, ואת הידע והניסיון שצברנו אנו מיישמים בכל טופס ותהליך דיגיטלי שאנו מגבשים עבור הארגונים בהם מיושמים הפתרונות שלנו.

חווית משתמש UI/UX בהיבט של הלקוחות – Customer Experience – (CX

עיצוב UI/UX איכותי תורם לחוויית משתמש משופרת. כאשר הטופס הדיגיטלי מעוצב בצורה אינטואיטיבית, קלה לשימוש ונעימה לעין, הלקוחות נוטים למלא אותו בקלות רבה יותר וללא תסכולים. טופס שנראה מסובך או מסורבל עלול לגרום ללקוחות לנטוש אותו ולהתרחק מהחברה. לדוגמא: על פי מחקרים, טפסים שמכילים שתי עמודות מקשים על המשתמשים, בעוד שטופס שבו כל השדות ממוקמים האחד מתחת לשני בעמודה אחת נוטים להיות קלים יותר למילוי מדוייק ומלא.  במקרה של ארגון עם מספר מועט של לקוחות, הדבר עשוי להיראות כזניח, אבל בארגונים עם אלפי ומאות אלפי לקוחות, כל טעות קטנה במילוי הטופס, כל שדה שאינו ממולא כראוי, דורש בזבוז של משאבים הנדרשים כדי לתקן את הטעויות ולהשלים את הפרטים. טפסי לקוח אלו יכולים לכלול טפסי הצטרפות למועדון או לשירות, הסכמים עם שותפים עסקיים, טפסי מידע מסוגים שונים ועוד.

הגברת אמון הלקוחות

עיצוב UI/UX מיטבי משפיע באופן ישיר על תפיסת האמון של הלקוח בארגון ועל התדמית בעיני הלקוח. טפסים שמעוצבים בצורה מקצועית ונקייה משדרים אמינות ורצינות. לקוחות מרגישים ביטחון להכניס את המידע האישי שלהם כאשר הם רואים שהארגון השקיע בעיצוב טפסים איכותיים ומאובטחים.

ייעול תהליך ההתקשרות

טופס דיגיטלי מעוצב היטב מאפשר ללקוחות למלא ולהגיש בקשות בצורה מהירה ויעילה יותר. זה חוסך זמן גם ללקוחות וגם לארגון, ומאפשר תהליכים מהירים יותר כמו בקשת מידע, הצטרפות לשירות ועוד.

בהיבט התפעול הפנים ארגוני וחווית המשתמש הארגוני – Employee Experience (EX)

ייעול תהליכי עבודה

טפסים דיגיטליים המעוצבים היטב יכולים לשפר בצורה משמעותית את יעילות תהליכי העבודה הפנימיים בארגון. עיצוב אינטואיטיבי ונוח לשימוש מקל על העובדים במילוי והגשת טפסים, ומפחית את הסיכוי לטעויות אנוש. טפסים אלו יכולים לכלול מסמכי רכש ולוגיסטיקה, טפסי עדכוני שכר, טפסי בקשה לעבודה שעות נוספות, פרוטוקולים ארגוניים ועוד.

ניהול מידע ונתונים

כאשר טפסים דיגיטליים מתוכננים בצורה חכמה, הם מאפשרים איסוף וניהול מידע בצורה מסודרת ומובנית. הדבר מקל על הארגון לנתח את הנתונים שנאספו ולהשתמש בהם לשיפור התהליכים העסקיים ולגיבוש אסטרטגיות עסקיות.

התאמה למערכות פנים ארגוניות

טפסים דיגיטליים מעוצבים היטב ניתנים לשילוב קל עם מערכות המידע הפנימיות של הארגון. הם יכולים להיות מותאמים למערכת ה-CRM, ERP או כל מערכת אחרת שהארגון משתמש בה, ובכך לספק זרימת עבודה חלקה ואינטגרציה מלאה בין המחלקות השונות.

סיכום

אי אפשר להפריז בחשיבות של עיצוב UI/UX איכותי בתכנון, עיצוב, יצירה והפצה של טפסים דיגיטליים בתהליכים עסקיים. עבור הלקוחות, טפסים מעוצבים היטב מציעים חוויית משתמש משופרת, מגבירים את אמונם בארגון ומייעלים את תהליך ההתקשרות. עבור הארגון, טפסים אלה יכולים לייעל תהליכי עבודה, לנהל מידע בצורה טובה יותר ולהשתלב בצורה חלקה עם המערכות הפנימיות. ארגונים שמשקיעים בעיצוב ה-UI של הטפסים הדיגיטליים שלהם נהנים מיתרונות רבים שמשפיעים בצורה חיובית על כלל התהליכים העסקיים שלהם.