בסס"ח – החברה הישראלית לביטוח סיכוני סחר חוץ – היא מבטח האשראי המוביל בישראל. מאז הקמתה בשנת 1957, בסס"ח מבטחת מכירות בהיקף שנתי של למעלה מ־60 מיליארד ש"ח, הן בעסקאות סחר חוץ והן בשוק המקומי. החברה מבטחת אשראי ב־140 מדינות, ובין מבוטחיה נמנות רבות מהחברות המובילות במשק הישראלי וחברות בנות שלהן ברחבי העולם. ביטוח בסס"ח מקנה ליצואנים ולספקים הגנה מפני אי־תשלום חובות על ידי לקוחותיהם, ובכך מהווה נדבך מרכזי בביטחון הפיננסי של העסקים.
במסגרת פעילותה, בסס"ח עושה שימוש במערכת PB Digital לניהול והפקת מסמכים דיגיטליים – אחת המערכות הוותיקות של חברת קונסיסט. לאחרונה, כחלק מתהליך שדרוג משמעותי, שולבה במערכת טכנולוגיית IRIS החדשנית להפצת מסמכים והודעות בערוצי הדיגיטל. שילוב זה הביא לשיפור ניכר ביכולת הארגון להפיק, לנהל ולהפיץ מסמכים בצורה יעילה, מדויקת ומהירה.
שוחחנו עם סוזי ורדי – מנהלת פרויקטים ומנהלת פעילות דיוור ללקוחות החברה – כדי לשמוע אודות היישום והשדרוג של המערכת.
סוזי, מה הייתה המטרה המרכזית בשדרוג מערכת PB Digital?
המטרה הייתה לייעל את תהליך הפקת המסמכים ולהרחיב את היכולות שלנו בהפצתם ללקוחות. רצינו לשדרג את תהליך היצירה וההפצה של כמויות גדולות של מסמכי PDF מורכבים כדי לשלוח אותם באופן מדויק במייל ללקוחות. בנוסף, ביקשנו פתרון שיאפשר למזער את משקל קבצי ה-PDF כדי שנוכל לשלוח אותם ביתר קלות ללקוחות.
איך השילוב עם מערכת הפצת המסמכים הדיגיטלית IRIS שיפר את התהליכים בבסס"ח?
השילוב עם IRIS שינה את כללי המשחק. המערכת מאפשרת לנו להפיץ את כל סוגי המסמכים – פוליסות, חוזים, הסכמים ומכתבים – בצורה מדויקת ומהירה, בעיקר באמצעות דואר אלקטרוני במקרה שלנו. PB Digital יוצרת את קבצי ה-PDF, אוספת אוטומטית נתונים על הנמענים ממערכות הליבה הארגונית ו-IRIS מתאימה לכל לקוח את המסמך האישי שלו ושולחת אותו בצורה מדוייקת. הכל קורה אוטומטית באופן שחוסך לנו זמן ומשאבים רבים.
הגרסה החדשה כוללת גם שדרוג משמעותי במנוע יצירת ה-PDF. תוכלי להסביר?
אחד האתגרים היה גודל קבצי ה-PDF. בתחום שלנו, המסמכים מורכבים וארוכים, ולעיתים משקלם היה גבוה מאוד, מה שהקשה על שליחתם. מנוע יצירת ה-PDF בגרסה החדשה של PB Digital, שפותח בקונסיסט, מצליח להפחית עד 50% ממשקל הקבצים, מבלי לפגוע באיכותם. זה מקל מאוד על ההפצה ומזרז את הגעת המסמכים ללקוחות.
מה היקף השימוש במערכת כיום?
אנחנו שולחים כ-10,000 מסמכים מדי חודש – חוזים, מכתבים, פוליסות ועוד. השדרוג והחיבור ל-IRIS ייעלו מאוד את העבודה, והיום אנחנו מנהלים את כל תהליך ההפקה וההפצה בצורה אוטומטית, עם בקרה מלאה על כל שלב.
משהו על העבודה מול צוות המערכת בקונסיסט?
הצוות של קונסיסט מקצועי מאוד, זמין תמיד וקשוב לכל צורך. אין זה מפתיע – המערכת עובדת אצלנו בהצלחה כבר שנים. הם ליוו אותנו לאורך כל הדרך, מהאפיון ועד ההטמעה, ודאגו שהמערכת תותאם במדויק לדרישות שלנו. זו שותפות אמיתית ואנחנו מרוצים מאוד מהתוצאה.
אופיר גרינר, מנהל חטיבת טכנולוגיות מסמכים דיגיטליים ו-PB Digital בקונסיסט, מסכם:
"אנחנו רואים בבסס"ח – כמו בכל לקוחותינו – שותפים לדרך. השדרוג של המערכת והשילוב עם IRIS אפשר לייעל עוד יותר את כל תהליכי ה-Workflow של מסמכי הלקוח. בקונסיסט אנחנו רואים בכך כבוד גדול וזכות להיות חלק מהפעילות של חברה חשובה ומשמעותית כמו בסס"ח, ובשלב בשלב הבא נשמח לשלב מודולים חדשים ונוספים של הגרסה כגון BLOX ו-API INTEGRATOR".
תודה גדולה לסוזי ורדי, לעופר רש – סמנכ"ל בסס"ח, ולכל הצוות בארגון על שיתוף הפעולה וסיפור הלקוח! קונסיסט גאה להיות חלק מהפעילות החשובה של ארגון מוביל כמו בסס"ח. תודה גדולה גם לחבר צוות מערכת PB Digital בקונסיסט, ערן צוקר – מנהל הפרוייקט – על ניהול וביצוע מושלם של יישום המערכת.
