בעידן של עומסי מידע ופעילות תפעולית מרובת ממשקים, ארגונים גדולים נדרשים לבחון מחדש את הדרך בה הם מתמודדים עם משימות יום-יומיות: מילוי טפסים, עדכון נתונים, איסוף חתימות, ושילוב המידע במערכות הליבה הארגוניות. תהליכים אלה – שבגירסתם הידנית או החצי-אוטומטית הם בדרך כלל מסורבלים, רגישים לטעויות וצורכים משאבים רבים – הפכו בשנים האחרונות למועמדים טבעיים לייעול באמצעות פתרונות דיגיטליים.

מעבר למערכות מבוססות Low Code/No Code

אחת המגמות הבולטות בארגונים כיום היא המעבר לשימוש בתשתית דיגיטלית המאפשרת בניית תהליכים עסקיים באופן עצמאי, ללא צורך בכתיבת קוד או תלות במחלקות פיתוח. מערכות אלה, אשר נקראות Low Code/No Code, מאפשרות לאנשי מקצוע שאינם מפתחים לנהל ולתחזק תהליכים בצורה יעילה, גמישה ומהירה.

סוויטת MAGNUM של קונסיסט היא דוגמה לפלטפורמה כזו, המספקת כלים לבניית טפסים דיגיטליים חכמים, החתמה דיגיטלית, שילוב במערכות מידע ועמידה בתקני אבטחת מידע ורגולציה. הממשק הוויזואלי של המערכת ( BLOX) מאפשר גרירה של רכיבים לבניית טפסים ותהליכים דיגיטליים מורכבים, תוך שמירה על אפשרות להתאמה מלאה של תהליכים ותנאים.

אינטגרציה עם מערכות ארגוניות

תהליך דיגיטלי אפקטיבי אינו יכול להתקיים במנותק ממערכות הליבה של הארגון. לאור זאת, פתרון כגון MAGNUM כולל גם שכבות אינטגרציה המאפשרות עדכון מיידי של מערכות מקור כגון HR, ERP, CRM, שכר ואחרות, תוך הפחתת כפילויות ומניעת תקלות הנובעות מהזנה ידנית חוזרת.

מקרה מבחן: עדכון שכר מינימום

במהלך 2025, בעקבות שינוי שכר המינימום בישראל, נדרשו ארגונים לבצע עדכונים גורפים בשכר העובדים. בארגון קמעונאי גדול המעסיק אלפי עובדים, יושם תהליך דיגיטלי לצורך כך, תוך שימוש בפלטפורמת MAGNUM. לכל עובד נשלח טופס דיגיטלי אישי, הכולל נתונים שמולאו אוטומטית על בסיס תנאי העסקה קיימים. לאחר שהעובד אישר וחתם דיגיטלית, הנתונים זרמו ישירות למערכת השכר הארגונית. תהליך זה, שבוצע כולו באמצעים דיגיטליים, אפשר השלמה מהירה ומדויקת של השינוי תוך זמן קצר וללא פניות חוזרות למוקדי שירות.

שיקולים מערכתיים והשלכות

המעבר לפתרונות מסוג זה מביא עימו מספר השפעות רוחב:

• שיפור אמינות ואחידות המידע
• קיצור זמני טיפול ומשוב
• הפחתת עלויות טיפול ישיר ועקיף
• הנגשה מלאה על פי תקנים בינלאומיים מחמירים ועמידה בדרישות החוק 
• מעקב ובקרה מרכזית אחר התקדמות וביצוע
• חיסכון עצום בשעות עבודה
• צמצום שגיאות ותקלות
• קיצור משמעותי בזמני אישור וקבלת החלטות
• שיפור ניכר בחוויית העובד והלקוח

כל טופס ותהליך מהווים הזדמנות לייעול

טופסי קליטת עובדים, עדכוני שכר, אישורים רפואיים, דיווחים תקופתיים או הסכמים – כל אחד מהם יכול להפוך מתהליך מורכב לתהליך קל, דיגיטלי ויעיל.

לדוגמה: טופסי קליטת עובדים יכולים לכלול הזנה אוטומטית של נתוני העובד ממערכות HR, חתימה דיגיטלית על חוזים ואישורים, וחיבור ישיר לתיק העובד במערכת הארגונית; דיווחים תקופתיים, כגון הצהרות עובדים או טפסי עמידה בנהלים, ניתן להפיץ לכלל הארגון עם אפשרות למעקב אחר השלמה וחתימה, ולקבל תמונת מצב בזמן אמת; טפסי רכש ניתנים להגשה דרך מערכת ממוחשבת, עם שליחת בקשות אוטומטית לאישור מנהלים, תקציב ורכש – ללא מעורבות ידנית; הסכמים עם ספקים עוברים מחזור חיים שלם – מהכנת טיוטה, דרך החתמה דיגיטלית ועד לשמירה במערכת ניהול החוזים – תוך מעקב מלא על תאריכים, חידושים ואישורים.

לא עוד טכנולוגיה, אלא גישה חדשה לניהול ארגוני

MAGNUM היא הרבה מעבר לפלטפורמה – היא דרך חשיבה חדשה, המאמינה שתהליכים לא חייבים להיות מסורבלים. עם הכלים הנכונים – כל ארגון יכול לנוע מהר יותר, מדויק יותר, וחכם יותר.