”טופסולוגיה” היא בין הדברים השנואים הן על לקוחות של ארגונים והן על עובדי הארגונים בעצמם: היא גרועה לסביבה ומבזבזת זמן וכסף. בשנים האחרונות התפתחו טכנולוגיות שמקלות על מעבר מלא לטפסים דיגיטליים והופכות את חוויית הלקוח לטובה ופשוטה יותר

המהפכה הדיגיטלית של העשור האחרון הולידה פרופיל חדש של לקוחות: מחוברים יותר, מעודכנים יותר, בעלי ציפיות גבוהות, ובעיקר כאלה שקשה יותר לשמר. כל אחד מאיתנו הוא לקוח בכובע כזה או אחר וכולנו מכירים ויודעים אילו אפשרויות מחכות לנו בחוץ, איזו חוויה אנחנו רוצים לקבל בשירות שעליו אנחנו משלמים ועל מה אנחנו מוכנים ולא מוכנים להתפשר. המצב הזה הוליד את המושג עיצוב חוויית לקוח  (CX) והפך אותו לאמצעי מרכזי לחיזוק הקשר בין הלקוח למותג.

כל ארגון וחברה, ולא משנה אם מדובר בחברה מסחרית או במוסד ממשלתי, שואף לספק ללקוחותיו שירות יעיל, מהיר ובעל ערך מירבי. אחת החוליות החלשות בהשגת המטרה הזו היא מילוי טפסים ומסמכים ארגוניים דוגמת חוזה עבודה, בקשה למשכנתה, טופסי תביעה לביטוח, טפסים למוסדות ממשלתיים ועוד, שכרוכים בטרחה לא מעטה ללקוח.

בעקבות הכניסה של הטלפונים החכמים לחיינו לפני למעלה מעשור, חברות מסחריות החלו להבין את החשיבות והפוטנציאל הטמון בשימוש במסמכים דיגיטליים, והטמיעו מערכות לעיצוב, הפקה והפצה של מסמכים וטפסים שכאלו. אך למרות הזמן הרב שעבר מאז, “הטופסולוגיה” עודנה קיימת בארגונים רבים והסחבת הכרוכה בניירת עדיין גורמת לתסכול רב, הן בקרב הלקוחות והן בקרב העובדים בארגונים שבעצמם מבזבזים על עבודת הניירת זמן יקר וטרחה רבה.

מילוי טפסים בקלות וסבב חתימות דיגיטליות

ברור שהתהליך של הפיכת הארגון לדיגיטלי אינו מתקדם במהירות הרצויה, אך גם ברור שהוא יכול היה לחסוך לארגונים זמן וכסף וגם לשפר באופן דרמטי את התקשורת בינו ובין לקוחותיו. הסיבה לכך יכולה להיות חוסר הנוחות הכרוך במילוי טפסים עם שדות רבים על גבי מסך הסמארטפון קטן המידות, שמאלץ את המשתמש לגלול ימינה ושמאלה, למעלה ולמטה.

בשנים האחרונות הטכנולוגיה של מסמכים דיגיטליים התקדמה מאוד ונמצאו פתרונות לאתגרים שמאפיינים יישום מלא של ארגון דיגיטלי. כיום יש למשל תכונות חדשות שמאפשרות למשתמשים למלא טפסים דיגיטליים ארוכים בקלות ובמהירות. אילו בדיוק?

תכונת Side-by-Side מאפשרת למשתמשים למלא את השדות המופיעים לכל רוחב המסך בנוחות רבה, משום שהמערכת היא שממקמת את המידע במקום הנכון בטופס וחוסכת מהמשתמש את הצורך לגלול ולמצוא את המיקום הנכון; Omni Channel מאפשרת למשתמש למלא את הטופס בכל המכשירים שברשותו – סמארטפון, טאבלט ומחשב שולחני – מבלי להתחיל כל פעם מחדש; ו-Co-browsing מאפשרת למוקדן של הארגון לסייע לכל לקוח המתקשה למלא את הטופס באמצעות גלישה משותפת.

נוסף על מילוי טפסים בצורה מהירה וקלה קיימים כיום גם מודולים חדשים לחתימה דיגיטלית. אלה מאפשרים ליצור בקלות ובמהירות סבב חתימות דיגיטליות בתוך הארגון ומחוצה לו על גבי טופסי PDF, ולהפיץ את המסמך לחתימה אל הטלפונים הניידים והמחשבים של כל המשתתפים בסבב, בין אם הם משתייכים לארגון או משמשים שותפים עסקיים, ספקים או לקוחות. כל אחד יכול לחתום באופן מאובטח מכל מקום – מסך הטלפון הנייד או המחשב, וכך להשלים תהליך סבב חתימות, שבעבר ארך אפילו שבועות, בתוך דקות ספורות.

מודולים אלו משלימים את התהליך חוצה הארגון של מסמכים דיגיטליים: הארגון שולח ללקוח קישור למילוי טופס דיגיטלי בפלטפורמה אינטרנטית, הלקוח ממלא את הנתונים בקלות וחותם על גבי מסך הסמאטרפון או המחשב ושולח בחזרה לארגון; המערכת הדיגיטלית מייצרת מהנתונים מסמך PDF הנשלח לסבב חתימות – בתוך הארגון ומחוצה לו – באופן מיידי ומאובטח.

מעבר מלא מנייר למסמכים דיגיטליים הוא מהלך שכל ארגון צריך לשקול כעת, כשהטכנולוגיה פשוטה וזמינה: בלי נייר, הדפסה, שינוע, דיוור וארכוב הארגון חסך במשאבים, שיפר את חוויית הלקוח ואת הקשר עם הלקוחות, חסך לעובדיו זמן וטרחה רבים ואפילו תרם לאיכות הסביבה.

(פורסם במקור באתר גיקטיים)