1 copy
Picture of איל קובי

איל קובי

מנהל מכירות - חטיבת PB Digital וטכנולוגיות טפסים בקונסיסט

פתרון שרת החתימות הדיגיטליות PB eSign של קונסיסט מאפשר למכללה למינהל להפיץ מסמכים דיגיטלים חתומים ומאובטחים לסטודנטים

המכללה למינהל היא מחלוצות המכללות האקדמיות בישראל. לאורך 45 שנות פעילותה, פיתחה המכללה מתודה ייחודית בתחום ההשכלה הגבוהה: שילוב בין מצוינות אקדמית וידע מקצועי, תוך מתן דגש לצרכי הסטודנטים. במוסד מועסקים למעלה מ-1000 מרצים מהתעשייה ומהאקדמיה, ומתקיימות בו כ-50 תוכניות ללימודי תואר ראשון ושני במגוון חוגים.

ביקשנו מסיניה ברקסמאייר, מנהלת מערכות המידע בארגון, לספר לנו על התהליך העסקי שבו היישום של פתרון שרת החתימות הדיגיטליות של קונסיסט –PB eSign – תומך ומייצר ערך לסטודנטים ולארגון.

סיניה ברקסמאייר, מנהלת מערכות המידע במכללה למנהל, תוכלי לספר לנו איך הגעתם לקונסיסט ול- PB eSign?

כמכללה מובילה אנחנו מאפשרים לסטודנטים לצרוך מגוון שירותים בשירות עצמי, כולל קבלת אישורים שונים. בארגון קיימים הרבה מאוד מסמכים הנשלחים או נמסרים לסטודנטים, כאשר מסמכים דיגיטלים אלו נדרשים להיות חתומים בחתימה דיגיטלית מאובטחת. עד להטמעת המערכת, התהליך היה ידני והצריך הרבה מאוד טרחה מצד הארגון. חיפשנו פתרון של חתימות דיגיטליות במחיר הוגן והגענו ל-PB eSign. הפתרון מיושם אצל ארגונים גדולים והוכיח את עצמו, ולכן בחרנו בו.

איך עובד התהליך?

הישום של PB eSign אפשר לנו להפוך את כל התהליך של הפקה ושליחת תעודות ומסמכים חתומים דיגיטלים ומאובטחים לאוטומטי, לשפר מאוד את חווית השירות לסטודנטים ולקצר את זמן הטיפול בבקשות.

הקמנו שתי תיקיות – IN ו-OUT, כשהמערכת מייצרת את המסמך הדיגיטלי החתום באופן מאובטח ומפיצה אותו לסטודנטים על פי תהליך ממוכן המייעל מאוד את העבודה וחוסך זמן ומשאבים. התהליך כולו שקוף ועובד בצורה אוטומטית, ללא צורך בהתערבות ידנית. הפתרון לפיכך מספק לסטודנטים שירות מקצועי ומהיר: הסטודנט מגיש בקשה לאישור ומקבל אותו חתום דיגיטלית למייל שלו, ללא צורך להגיע פיזית לקמפוס. מסמכים חתומים דיגיטלית בפורמט PDF מגיעים למערכת ישירות מהמערכת הארגונית ‘גלבוע’ – זאת באמצעות שרת החתימות הדיגיטיליות, והמסמכים עוברים אוטומטית מתיקיה אחת אל תיקיית החתימה המאובטחת וחוזרים כשהם חתומים דיגיטלית.”

תוכלי למנות לנו את היתרונות והתועלות העיקריות של המערכת?

הפתרון פשוט בהטמעה שלו ומתממשק באופן חלק עם מערכות ארגוניות קיימות. המערכת מספקת אבטחת מידע ברמה הגבוהה ביותר עם חתימות דיגיטליות מאושרות (CA) והגנה מתקדמת על המסמכים. לא פחות חשוב מכך היא היכולת של הפתרון להתמודד עם עומסים: המערכת מסוגלת להתמודד עם כמויות גדולות מאוד של מסמכים במהירות ובאופן אוטומטי, בדיוק כפי שרצינו. בהיבט של תאימות ותקפות חוקית, המערכת עומדת בתקנים בינלאומיים ומבטיחה שהחתימות הן מוכרות וחוקיות. כל זה מסתכם בכך שאנחנו כארגון נהנים מכל התועלות שמניתי, לצד חיסכון משמעותי בעלויות.

משהו לסיכום?

ניתן לומר בוודאות שהפתרון אפשר לנו לייעל משמעותית את תהליכי העבודה, והצלחנו באמצעותו לצמצם את הזמן והמשאבים שהושקעו בטיפול במסמכים. כל זאת בוצע מתוך השאיפה לשפר את השירות לסטודנטים ולבוגרי המכללה, הנדרשים פעמים רבות לקבל אישורים רשמיים של המוסד שנים רבות לאחר שסיימו את הלימודים. אציין כי אין מערכת ממשלתית אחודה המנהלת ומחזיקה את המידע , וכל מוסד נדרש לספק שירות זה לבוגריו.

 תודה רבה, סיניה! קונסיסט גאה ושמחה להיות חלק מהפעילות של מוסד אקדמי מוביל כמו המכללה למנהל!

דילוג לתוכן