פתרון המשלב את מערכת 7 PB Digital ואת מערכת הפצת המסמכים הדיגיטליים IRIS של קונסיסט, הוטמע בחברה אירופאית מובילה בתחום פתרונות אחסון לארגונים, ומאפשר לרכז ולייעל את תהליכי ניהול המסמכים בארגון.
התכונות והתועלות המרכזיים של הפתרון, המשלב את 7 PB Digital עם IRIS – מאפשרים כעת לעצב, להפיק ולהפיץ מסמכים ומסרים דיגיטלים באופן קל ופשוט:
- הדיזיינר המתקדם של PB Digital 7 מאפשר עיצוב והפקה באופן קל ופשוט של מסמכי רכש ולוגיסטיקה.
- פלטפורמת הפצת המסרים והמסמכים IRIS של קונסיסט, מאפשרת להפיץ מסמכים והודעות – קבצי PDF, הודעות, מיסרונים, מסמכים דיגיטלים, חשבוניות, תעודות משלוח ועוד – בתפוצה רחבה ובאופן מדויק באמצעות כלל ערוצי הדיגיטל.
- IRIS יודעת לאסוף נתוני נמענים מתוך בסיסי נתונים בפורמאטים שונים, כולל Excel, CSV, SQL ועוד. היא מזהה את הפרטים הרלוונטיים לכל נמען כדי להבטיח דיוק מקסימלי. הפתרון משייך לכל נמען את המסמך המתאים לו באופן מדויק, בין אם מדובר בחשבונית, קבלה וכל מסמך והודעה שהארגון מעוניין לשלוח.
- IRIS שולחת את המסמכים באופן מהיר ומדויק באמצעות מגוון הערוצים הדיגיטלים, על-פי העדפות הארגון והלקוחות, תוך שמירה על תקינות ואבטחת המידע.
- IRIS כוללת ממשק ניהול ידידותי למשתמש המאפשר לעקוב אחרי תהליכי השליחה, לבדוק סטטוסי אימיילים ולבצע שינויים והתאמות במידת הצורך.
תועלות נוספות של PB Digital 7 בשילוב פלטפורמת IRIS:
מאגר מסמכים מרכזי
- כל הטפסים, החשבוניות, הזמנות הרכש ומסמכים אחרים מאוחסנים במיקום אחד מאובטח
- המערכת מספקת פונקציונליות בהיבט של חיפוש ואחזור באופן קל ופשוט
עיבוד מסמכים אוטומטי
- לכידה וסיווג חכמים של מסמכים נכנסים
- ניתוב אוטומטי של חשבוניות והזמנות רכש למחלקות המתאימות
אוטומציה של תהליכי עבודה
- תהליכי אישור סטנדרטיים לסוגי מסמכים שונים
- מעקב בזמן אמת אחר סטטוס המסמכים והאישורים
יכולות אינטגרציה
- שילוב חלק עם מערכות ה-ERP והחשבונאות הקיימות בארגון
- חילוץ נתונים אוטומטי ומילוי שדות רלוונטיים
תוצאות היישום:
לאחר היישום וההטמעה, הפתרון מספק:
- יעילות מוגברת: זמן מופחת באחזור ועיבוד מסמכים
- דיוק משופר: צמצום טעויות בהזנת נתונים וסיווג מסמכים
- חיסכון בעלויות: הפחתת השימוש בנייר ועלויות אחסון
- קבלת החלטות מהירה יותר: גישה משופרת למידע קריטי עבור ההנהלה
שיתוף פעולה ותהליכי עבודה משופרים
- מתן גישה בזמן אמת למסמכים למשתמשים מורשים
- אפשרות לשיתוף פעולה בו-זמני על מסמכים
- יישום תהליכי אישור סטנדרטיים עם מעקב אחר סטטוס
אבטחה וציות מוגברים
PB Digital משפרת את אבטחת המסמכים והציות לרגולציה באמצעות:
- הגבלות גישה מותאמות אישית להגנה על מידע רגיש
- מעקב מפורט אחר גישה ושינויים במסמכים
- מדיניות שמירה אוטומטית להבטחת ניהול מחזור חיי המסמכים כראוי
יכולות אינטגרציה
המערכת משתלבת באופן חלק עם מערכות הארגון הקיימות של הארגון, כולל:
- תוכנות ERP וחשבונאות לחילופי נתונים אוטומטיים
- יישומים עסקיים אחרים ליצירת מערכת אקולוגית דיגיטלית מגובשת
לסיכום:
מערכות 7 PB Digital ו- IRIS מייעלות משמעותית תהליכים ארגוניים רבים ומאפשרות לחברה לטפל בכל הטפסים והמסמכים הארגוניים ביעילות. יישום זה הוביל לתהליכים מרוכזים, פרודוקטיביות משופרת וביצועים ארגוניים כוללים טובים יותר.
